Иногда целесообразно разрешить общий доступ к книге. В таком случае бывает нелишне создать несколько ее копий и затем регулярно отслеживать исправления в каждой из них. Проанализировав внесенные изменения, вы можете объединить копии, сохранив тем самым все исправления. Если вы хотите разрешить другим пользователям работать с книгой, выполните следующие действия:

1. В меню Сервис (Tools) выберите пункт Доступ к книге (Share Workbook).

2. Открыв вкладку Правка (Editing) диалогового окна Управление доступом к файлу (Share Workbook), организуйте общий доступ к документу.

3. На вкладке Подробнее (Advanced) при необходимости настройте параметры совместного доступа (рис. 17.35).

4. Нажмите кнопку ОК.

Слияние документов производится следующим образом:

1. Выполните команды меню Сервис <= Сравнить и объединить книги (Tools = Merge Workbooks).

2. Выделите файлы, которые следует объединить с текущим (рис. 17.36).

3. Щелкните по кнопке ОК.

Чтобы выбрать для слияния несколько копий, удерживайте при выделении нажатой клавишу Ctrl или Shift.

Чтобы запретить общее пользование документом, выберите в меню Сервис пункт Доступ к книге и на вкладке Правка открывшегося диалогового окна снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (Allow Changes).

Вы можете защитить книгу, разрешив работу с ней только в режиме исправлений. Для этого выполните команды Сервис Защита Защитить книгу и дать общий доступ (Tools Protection Protect and Share Workbook) - рис. 17.37.