После выбора шаблона и выполнения необходимой настройки в базу данных можно добавить сведения посредством импорта или связывания внешних данных. Импорт данных - как это работает? Данные можно экспортировать в различных форматах, среди которых книги Excel, списки Windows SharePoint Services 3.0, адресные книги Outlook и другие базы данных Access.

• Чтобы импортировать данные, на вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду, соответствующую типу импортируемого файла.

Примечания

• Если значок для типа данных, который требуется импортировать, не отображается, выберите пункт Другие и следуйте инструкциям в диалоговом окне Внешние данные.
• Если не удается найти команду для импорта внешних данных, может потребоваться запуск программы, в которой изначально были созданы данные (это необходимо делать не в Access), и сохранение данных с помощью этой программы в распространенном формате. Затем вернитесь в Access и воспользуйтесь для импорта этих данных одной из команд для внешних данных.

• На последней странице мастера может быть предложено сохранить сведения для этих действий импорта. Сохранение сведений может пригодиться, если в будущем будет выполняться импорт из этого источника данных. Установите флажок Сохранить шаги импорта, введите данные и нажмите кнопку Сохранить импорт. Теперь этот импорт можно выполнить в любой момент, выбрав пункт Сохраненные операции импорта в группе Импорт на вкладке Внешние данные. Если данные этой операции импорта сохранять не требуется, нажмите кнопку Закрыть.

Создание связи с данными

При создании связи с данными они остаются в исходном приложении, а в новой базе данных представляются в виде связанной таблицы. Для большинства форматов файлов данные можно просмотреть и изменить с помощью Access или исходной программы, в которой они были созданы, поскольку оба приложения работают с одними и теми же физическими данными. Однако если данные сохранены в книге Excel, в Access можно только просмотреть связанные данные — изменять их нельзя. Чтобы изменить данные связанной книги, необходимо использовать Excel.

• 1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открыть выберите и откройте базу данных.
3. На вкладке Внешние данные в группе Импорт выберите команду для типа файла, с которым необходимо создать связь. Например, если требуется создать связь с данными книги Excel, выберите команду Excel. Если значок для типа данных, с которым требуется создать связь, отсутствует, выберите пункт Другие.

Откроется диалоговое окно Внешние данные.

Примечание. Если не удается найти команду для создания связи с внешними данными, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы данные (это необходимо делать не в Access), и сохранить данные с помощью этой программы в распространенном формате.

4. В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите полный путь к исходному файлу данных в поле Имя файла.
5. Выберите нужное значение параметра Укажите, когда и где сохранять данные в текущей базе данных.

Для большинства форматов файлов запускается мастер. Однако если выполняется связывание с данными в базе данных Access, открывается диалоговое окно Импорт объекта. Выберите нужные параметры в диалоговом окне Связь с таблицами и перейдите к действию 7. В противном случае перейдите к действию 6.

6. Следуйте указаниям мастера. Процесс будет зависеть от выбранных параметров.

Переход к определенной записи

В некоторых шаблонах есть формы, в которых определенные записи можно просматривать с помощью раскрывающегося списка Перейти. Такая возможность есть, например, в форме "Сведения о контактах" шаблона "Контакты" и в форме "Проекты и задачи" шаблона "Проекты по маркетингу". Ее можно использовать для просмотра определенной записи в раскрывающемся списке. Поле Перейти выводится в верхней левой части формы.

1. Щелкните стрелку рядом со списком "Перейти".

2. Щелкните запись, которую требуется просмотреть.

Поиск определенной записи

Для поиска определенных записей воспользуйтесь вкладкой Поиск в диалоговом окне Поиск и замена. Поиск можно производить по определенному полю или по всей таблице или представлению.

Примечание. Диалоговое окно Поиск и замена можно использовать только в том случае, если в таблице или представлении отображаются данные.

1. Откройте таблицу, в которой требуется выполнить поиск, и щелкните поле, содержащее искомую запись.
2. На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Найти.

3. В диалоговом окне Поиск и замена введите условие поиска в поле Образец.
4. В списке Поиск выберите вариант Все и щелкните пункт Найти далее.

Дополнительные сведения об использовании диалогового окна Поиск и замена см. в статьях, ссылки на которые приведены в разделе Дополнительные сведения.

Фильтр для отображения определенного набора записей

Фильтр можно применять для ограничения отображаемых записей только теми, которые соответствуют определенным условиям. Применение фильтра упрощает поиск нужных записей. Например, чтобы быстро сократить количество отображаемых записей, щелкните правой кнопкой мыши поле, по которому будет осуществляться отбор, и выберите в меню значение Равно, Не равно, Содержит или Не содержит.

• Откройте таблицу или форму, в которую требуется добавить фильтр.
• Чтобы удалить из таблицы или формы возможные фильтры, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Дополнительно, а затем выберите команду Очистить все фильтры. Если эта команда недоступна (отображается серым цветом), фильтры не применяются.

• Чтобы применить фильтр, щелкните поле, по которому необходимо выполнить фильтрацию, а затем на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пункт Фильтр и укажите способ фильтрации.

• Чтобы применить фильтр на основе выделения, откройте таблицу или форму и перейдите к записи, содержащей значение, которое требуется использовать в качестве элемента фильтра. Затем щелкните поле.На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Выделение, а затем выберите фильтр, который хотите применить.

• Чтобы применить фильтр на основе частичного выделения, выделите только нужные символы. На вкладке Начальная страница в группе Сортировка и фильтрация щелкните Выделение, а затем выберите фильтр, который хотите применить.

Дополнительные сведения о применении фильтра см. в статьях, ссылки на которые приведены в разделе Дополнительные сведения.