Очевидно, что наличие орфографических ошибок не красит ни один документ, в том числе и таблицу, созданную в Excel. Для того, чтобы текст документа не содержал ошибок, следует или не допускать их, или, если этого не удалось, уметь быстро найти их и исправить. В Excel проверка орфографии и поиск ошибок в текстовых данных может выполняться, как во всей текущей таблице целиком, так и в отдельном, предварительно выделенном блоке. Суть проверки заключается в том, что определяется наличие набранного слова в словаре. Если слова в словаре нет, то считается, что оно набрано с ошибкой.

Кроме этого, обнаруживаются слова, набранные дважды подряд. При этом для проверки могут использоваться словари, поставляемые в составе пакета Microsoft Office, а также словарь, создаваемый самим пользователем. Очевидно, что при таком подходе ошибочным может быть признано слово, набранное верно, но отсутствующее в словаре. Иначе говоря, при проверке орфографии Excel лишь сообщает о том, что данное слово ему «незнакомо», ну а пользователь сам определяет, внести исправление в слово или нет.

Для проверки орфографии после окончания набора текста необходимо: 1) определить область Проверки, для чего: - установить курсор в место, начиная с которого будет проводиться проверка, или - выделить блок, внутри которого будет проводиться проверка; 2) начать проверку, для чего: - нажать F7 или - выбрать инструмент Орфография панели Стандартная, или - выполнить команду Орфография... (Сервис). Проверка выполняется слева направо, сверху вниз. После обнаружения незнакомого слова (или повтора) ячейка с этим словом выделяется, а на экране появляется диалоговое окно Проверка орфографии (рис.

11.1). В этом окне в поле Нет в словаре находятся «незнакомое» слово. В открытом списке Варианты находятся предлагаемые варианты для замены этого слова. Если найденное слово набрано без ошибок, что вполне возможно (см. выше), возможны следующие действия: - пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку — нажать кнопку Пропустить; - пропустить это слово в данном месте и продолжить проверку, пропуская это слово и далее, до конца текущей проверки — нажать кнопку Пропустить все', - пропустить это слово и продолжить проверку, добавив слово в словарь пользователя, — нажать кнопку Добавить в словарь (при текущей и всех последующих проверках это слово будет пропускаться). Если же при проверке найдено слово, которое действительно набрано с ошибками, то можно выполнить одно из следующих действий: - заменить его на одно из слов из поля Варианты — щелчком выделить правильный вариант и нажать кнопку Заменить или выполнить двойной щелчок по правильному варианту; - заменить его на одно из слов из поля Варианты в данном месте, а также и во всей области проверки — щелчком выделить правильный вариант и нажать кнопку Заменить все. В некоторых случаях в списке Варианты появляется значение (Вариантов нет). В этом случае можно закрыть окно Проверка орфографии и исправить ошибку путем редактирования ячейки. Нажав кнопку Отменить последнее исправление, можно, как это ни удивительно, отменить последнее исправление, внесенное в таблицу при проверке орфографии. Досрочно завершить проверку орфографии можно нажатием кнопки Отмена. Если пользователь считает, что он слишком часто совершает одну и ту же опечатку, то он может при проверке заменять неправильное слово нажатием кнопки Автозамена вместо Заменить. В этом случае произойдет не только замена неправильного слова на правильное, но и будет создан элемент автозамены (об автозамене — в гл. 21). В результате этого в дальнейшем неправильно набранное слово при наборе будет автоматически заменяться на правильное. Некоторые параметры проверки орфографии устанавливаются в диалоговом окне Параметры на вкладке Орфография, которую можно вызывать как обычным способом, так и нажатием кнопки Параметры... в окне Орфография. На этой вкладке имеются переключатели, назначение которых понятно из их названий.