Формат ячейки включает в себя параметры, которые определяют: » вид представления числового значения ячейки; » выравнивание и ориентацию содержимого ячейки; » вид шрифта; « обрамление ячейки; заполнение (фон) ячейки. Кроме этого, можно установить параметры защиты данных, записанных в ячейку. Обычно ячейки форматируются путем изменения отдельных

параметров. Перед тем как изменить формат ячейки, необходимо установить на нее табличный курсор. Если же требуется установить формат для нескольких ячеек одновременно, следует предварительно выделить эти ячейки.

 

Стандартные форматы В Excel имеется шесть стандартных форматов (наборов параметров) ячеек, которые 'могут применяться во всех документах. В начале работы с новой таблицей все ячейки имеют одинаковый стандартный формат, используемый по умолчанию. Этот формат называется Обычный. Он имеет следующие параметры:

- изображенное значение повторяет истинное;

- выравнивание по горизонтали зависит от типа данных;

- выравнивание по вертикали выполняется по нижнему краю;

- текст без переноса слов;

- ориентация изображенного значения горизонтальная;

- для отображения содержимого используется стандартный шрифт без выделения и эффектов;

- обрамления вокруг ячеек нет;

-  заполнения нет.

Остальные стандартные форматы отличаются от формата Обычный только отображением чисел в ячейках:

- Финансовый (или С разделителями) — число округляется до двух знаков после десятичного разделителя, например, число 43,569 представляется в виде 43,57;

- Финансовый(0) — число округляется до целого, например число 43,569 представляется в виде 44;

- Денежный — число округляется до двух знаков после десятичного разделителя и добавляется знак денежной единицы, например число 43,569 на «российском» компьютере представляется в виде 43,57р.;

- Денежный(0) — число округляется целого и добавляется знак денежной единицы, например, число 43,569 представляется в виде 44р.;

- Процентный — если в ячейку после установки формата введено число от 0 до 1, то оно умножается на 100, затем число (независимо от величины) округляется до целого и к нему добавляется знак %, в результате этого, например, числа 0,43569 и 43,569 будут представляться одинаково 44%. Если в диалоговом окне Параметры на вкладке Правка выключить переключатель Автоматический ввод, процентов, то на 100 будут умнйжаться все числа, а не только от 0 до 1. В результате этого, например, числа 0,43569 и 43,569 будут представляться как 44% и 4357%. То же самое будет происходить, если этот переключатель включен, однако числа были введены в ячейки до того, как им был присвоен формат Процентный.

При использовании финансовых и денежных форматов между разрядами единиц, тысяч, миллионов и т. д. устанавливается разделитель, заданный в настройках Windows: вкладка Числа в программе Язык и стандарты на Панели управления. Обычно это пробел. При настройке Windows задается и знак денежной единицы валюты: вкладка Денежная единица в программе Язык и стандарты на Панели управления. Для рубля это обычно р. Используемый разделитель разрядов можно изменить, не изменяя при этом общую настройку Windows.

 

Для этого следует в диалоговом окне Параметры на вкладке Международные в группе Числа выключить переключатель Использовать системные разделители и в поле Разделитель разрядов ввести другой разделитель. Иногда в качестве такого разделителя используется запятая или апостроф. Для применения стандартных форматов могут использоваться соответствующие инструменты панели Форматирование и клавиатурные комбинации, а также диалоговое окно Стиль. Представление числового значения Как уже отмечалось, значения после их ввода в ячейки имеют вид, установленный по умолчанию.

Однако существует возможность изменить вид ячеек по своему желанию. Для изменения отдельных параметров могут использоваться инструменты панели Форматирование и клавиатурные комбинации. Однако наиболее полные возможности по форматированию ячеек предоставляет диалоговое окно Формат ячеек. Для вызова окна Формат ячеек необходимо выполнить одно из следующих действий:

- выполнить команду Ячейки...(Формат);

- выполнить команду Формат ячеек... контекстного меню ячейки (выделенных ячеек);

- нажать комбинацию Ctrl+1.

На вкладке Число окна Формат ячеек в списке Числовые форматы представлены названия групп имеющихся в Excel видов представления числовых значений. По умолчанию в списке выбрано значение Общий, при котором числовые значения отображаются в том виде, в каком они были введены пользователем. После выбора другого значения на вкладке появляются дополнительные опции, с помощью которых задаются параметры внешнего вида числовых значений.

Например, при выборе значения Числовой появляются:

- поле Число десятичных знаков — установка количества знаков после десятичного разделителя;

- переключатель Разделитель групп разрядов — включение разделителя групп разрядов (пробела) между группами разрядов единиц, тысяч, миллионов и т. д.;

- список Отрицательные числа — выбор вида представления отрицательных чисел. При выборе формата удобно пользоваться полем Образец, которое изменяется в соответствии с изменениями опций вкладки. Если в списке Числовые форматы выбрано значение (все форматы), то появляется список Тип, включающий в себя все имеющиеся форматы чисел, которые, однако, записаны в виде кодов (условных обозначений). Разобравшись с этими кодами, пользователь в поле Тип может самостоятельно задавать форматы.

 

Так, например, в кодах форматов используются следующие обозначения:

- необязательная цифра, т. е. если на месте знака # в числе цифры нет, то на это место ничего не выводится;

- обязательная цифра, т. е. если на месте знака 0 в числе цифры нет, то на это место выводится нуль (обычно таким образом задается вывод нулей после десятичного разделителя, например, формат 0.000 устанавливает обязательный вывод на экран трех знаков после разделителя);

- обязательное место, т. е. если на месте знака? в числе цифры нет, то на это место выводится пробел (обычно таким образом обеспечивается выравнивание чисел в одном столбике, например, формат ?????0.00 устанавливает выравнивание по десятичному разделителю всех чисел, имеющих до шести цифр перед разделителем); ч, чч, м, мм, с, ее, Д, ДД часы, минуты, секунды и дни месяца (при использовании однобуквенного обозначения числа меньше 10 выводятся без ведущего нуля, т. е., например, время 6 часов 5 минут в формате ч:м будет иметь вид 6:7, а в формате чч:мм — 06:07); М, ММ, МММ, ММММ месяц (например, февраль в разных форматах будет иметь вид 2,02, фее, февраль); IT, ГГГГ год (запись с использованием 2-х или 4-х цифр, соответственно).

Разделители в форматах даты и времени определяются установками, заданными в настройках Windows:

вкладки Дата и Время в программе Язык и стандарты на Панели управления. Более подробную информацию об обозначениях, используемых в кодах, можно найти в справочной системе Excel. Созданный пользователем формат можно затем удалить, нажав кнопку Удалить. При изменении формата числовых значений их истинные значения (введенные или вычисленные по формулам) не изменяются, т. е., например, независимо от того, сколько знаков после запятой выведено на экран, в вычислениях по формулам будут использоваться все имеющиеся знаки.

Иначе говоря, установка нового формата изменяет только внешний вид числового значения, не изменяя его величину. Вместе с тем, существует возможность установки такого режима, при котором точность истинных значений всегда будет равна точности представления чисел на экране. Для этого необходимо в диалоговом окне Параметры на вкладке Вычисления в группе Параметры книги включить переключатель точность как на экране. Эта установка будет действовать для всех таблиц книги.

Для установки формата числовых значений может использоваться панель Форматирование, на которой располагаются следующие инструменты:

-Денежный формат установка стандартного формата Денежный;

- Процентный формат установка стандартного формата Процентный;

- Формат с разделителями установка стандартного формата Финансовый,

- Увеличить разрядность увеличение на единицу количества знаков после десятичного разделителя;

- Уменьшить разрядность..;

уменьшение на единицу количества знаков после десятичного разделителя. Клавиатурные комбинации для установки форматов числовых значений:

Ctrl+Shift+' .... установка формата Обычный;

CtrI+Shift+1 ... установка формата числа 0.00 с разделителем групп разрядов;

Ctrl+Shift+2.... установка формата времени чмм;

Ctrl+Shift+З.... установка формата даты ДД. МММ.ГГ;

Ctrl+Shift+4.... установка формата Денежный;

Ctrl+Shift+5.... установка формата Процентный;

CtrI+Shift+6.... установка формата 0.00Е+00 (экспоненциальный вид). Если в ячейку введено числовое значение, однако требуется, чтобы оно воспринималось программой как текстовое, то для такого преобразования в диалоговом окне Форма ячеек на вкладке Число в списке Числовые форматы следует выбрать значение Текстовый.