Запись исправлений Возможна ситуация, когда рецензенту необходимо не комментировать содержимое ячеек, а вносить свои изменения, причем так, чтобы автор мог потом быстро найти и оценить их. В этом случае следует включить режим записи исправлений. К числу запоминаемых исправлений относятся: изменения содержимого ячеек, вставка или удаление строк и столбцов. Не запоминаются изменения форматов, скрытие и отображение строк и столбцов, изменения названий листов, вставка или удаление листов и некоторые другие. Режим записи исправлений тесно связан с режимом совместного доступа к документу. Режим совместного доступа позволяет обеспечить совместную, одновременную работу с документом нескольких пользователей.

Это актуально, главным образом, при размещении документа в каталоге открытого доступа в локальной компьютерной сети. Связь этих двух режимов заключается в том, что при включении одного из них автоматически с параметрами по умолчанию включается и другой. Выключаются они тоже одновременно. Ниже будет рассмотрен случай несетевого использования документа, т. е. когда документ передается для внесения исправлений одному пользователю, а затем возвращается к автору.

Для включения режима записи исправлений следует: 1) выполнить команду Исправления-Выделить исправления... (Сервис), 2) в появившемся диалоговом окне включить переключатель Отслеживать исправления и нажать кнопку ОК, 3) в очередном появившемся окне подтвердить сохранение файла (нажать кнопку ОК). В результате будет создан новый документ Excel, являющийся копией исходного документа, но в котором включен режим записи исправлений. Новый файл записывается поверх старого. Одновременно включается режим общего доступа, о чем свидетельствует надпись (Общий) в заголовке окна документа.

Исправления f? Отслеживать и> лей), Отслеживать исправления, внесенные: по времени: все Г/, пользователем: |Все кроме меня Г" е диапазоне: | Р Выделять исправления на экране ч нэ В диалоговом окне Исправления можно уточнить параметры записи исправлений (сделать это можно и позже, уже после включения записи), а именно: ОК Отмена Рис. 17.7. Окно Исправления » определить временной интервал, за который следует сохранять исправления (возможные варианты: за все время включения режима; после последнего просмотра исправлений; после последнего сохранения документа; после заданной даты) — переключатель и закрытый список по времени', » определить, чьи исправления следует сохранять (возможные варианты: всех пользователей, включая автора; всех пользователей, кроме автора; только автора) — переключатель и закрытый список пользователем', определить, изменения в каких ячейках следует запоминать — переключатель и поле в диапазоне (по умолчанию сохраняются изменения во всех таблицах); установить отображение исправлений на экране — переключатель Выделять исправления на экране; установить оформление перечня исправлений, как отдельного листа таблицы с названием Журнал, который имеет формат таблицы базы данных (см. гл. 19) — переключатель Вносить изменения в отдельный лист (при первоначальном вызове окна Исправления для включения режима записи изменений этот переключатель недоступен). Если переключатель Выделять исправления на экране включен, то ячейки, в которые внесены изменения, будут иметь обрамление синего цвета с маркером. При наведении курсора мыши на ячейку с исправлениями на экране появляется всплывающая выноска с информацией об исправлении, внесенном в данную ячейку Просмотр изменений.

Подтверждение или отклонение изменений После получения документа с внесенными в него исправлениями пользователь может просмотреть эти изменения и согласиться с ними или отказаться от них. Для выполнения этих действий следует вызвать окно Просмотр исправлений, для чего: 1) выполнить команду Исправления-Принять/отклонить исправления... (Сервис); 2) в появившемся диалоговом окне установить параметры просмотра исправлений и нажать кнопку ОК; 3) используя следующее окно, выполнить обработку исправлений. Опции окна Просмотр исправлений имеют тот же смысл, что и в окне Исправления.

Только они определяют, какие исправления просматривать, а не какие запоминать. При обработке исправлений, используя опции окна Просмотр исправлений, можно выполнить следующие действия: принять или отказаться от найденного и выделенного исправления (информация об исправлении появляется в диалоговом окне) — кнопки Принять и Отказаться', принять или отказаться от всех исправлений сразу — кнопки Принять все и Отказаться от всех', завершить обработку — кнопка Закрыть. Для выключения режима записи исправлений необходимо вызвать окно Исправления, выключить в нем переключатель Отслеживать исправления и нажать кнопку ОК. После этого произойдет также выключение режим общего доступа. Для отключения режим общего доступа с одновременным выключением режима записи исправлений следует: 1) выполнить команду Доступ к книге...

(Сервис); 2) в появившемся диалоговом окне выключить переключатель Разрешить совместный доступ и нажать кнопку ОК (появится окно, в котором необходимо подтвердить сохранение файла). Попутно следует заметить, что на вкладке Подробнее окна Управление доступом к файлу имеются опции, относящиеся к режиму записи исправлений (например, опции установки длительности хранения изменений). Пример 58. Использование режима записи исправлений действие 1 Откройте документ Вторая книга, перейдите на лист Отчет по продажам. Выполните команду Исправления-Выделить исправления...

(Сервис), в появившемся диалоговом окне включите переключатель Отслеживать исправления и нажмите кнопку ОК. В очередном появившемся окне с вопросом о необходимости сохранения файла также нажмите кнопку ОК. Убедитесь, что включен режим совместного доступа, в заголовке окна Excel появилась надпись [Общий]. действие 2 Внесите изменения в ячейки А7, С5 и Е2. Убедитесь, что в ячейках появился маркер исправления, а при наведении курсора мыши на ячейку с исправлением на экране появляется всплывающая выноска с информацией об исправлении. Сохраните документ Вторая книга, не закрывая его. Действие 3 Выполните команду Исправления Принять/отклонить исправления...

(Сервис). В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку ОК. Далее согласитесь с внесенными изменениями в ячейки А7 и С5, а изменение в ячейке Е2 отмените, для чего в очередном окне (рис. 17.15) два раза нажмите кнопку Принять, а затем — Отказаться. Действие 4 Выполните команду Исправления-Выделить исправления...

(Сервис). В появившемся диалоговом окне выключите переключатель Отслеживать исправления и нажмите кнопку ОК. Убедитесь, что режим записи исправлений, а с ним и режим совместного доступа, выключен, а надпись [Общий] исчезла. Сохраните документ Вторая книга и закройте его.