Довольно часто пользователи передают созданные ими документы другим пользователям. Это может происходить либо путем простой передачи файла (отправка по электронной почте, запись на дискету), либо размещением его в каталоге открытого доступа в локальной компьютерной сети. При этом возможны различные цели передачи документа, например: с полным доступом — для использования по усмотрению получателя, без каких-либо ограничений на внесение изменений; » с частичной защитой документа от изменений (его структуры и/или данных) — для использования по усмотрению получателя; » для изучения, рецензирования и внесения некоторых изменений или комментариев. Excel для такой работы предоставляет целый ряд средств, таких как: добавление примечаний рецензентами и просмотр этих примечаний, сохранение и обработка сделанных рецензентами исправлений, защита документа. 17.1. Примечания 1Создание примечаний К данным, записанным в ячейку, можно добавлять текстовые примечания (комментарии, замечания), которые по умолчанию при обычном просмотре на экран не выводятся.

Примечания удобно использовать в тех ситуациях, когда рецензенту не требуется (или он не хочет) вносить изменения в таблицу, а необходимо лишь прокомментировать данные в некоторых ячейках. Кроме этого, сам автор документа может оформлять примечания для того, чтобы обратить внимание других пользователей на ту или иную информацию. Для добавления примечания к ячейке необходимо: 1) установить табличный курсор на ячейку, к которой добавляется примечание; 2) вызвать поле примечания, для чего: - выполнить команду Добавить примечание контекстного меню ячейки или / - нажать Shift+F2, или - выполнить команду Примечание (Вставка); 3) в появившемся поле набрать текст примечания и щелкнуть за пределами поля или дважды нажать Esc. В начало текста примечания автоматически добавляется имя пользователя, которое установлено в диалоговом окне Параметры на вкладке Общие в поле Имя пользователя.

Благодаря этому становится возможным определить автора примечания. При вводе текста размер и положение поля примечания можно изменять мышью так же, как и у графических объектов. 1Режимы отображения примечаний Ячейка, имеющая примечание, по умолчанию отмечается меткой примечания, т. е. красной точкой в правом верхнем углу (ячейка А5 на рис. 17.1). Однако, в общем случае возможны три варианта вывода на экран меток и самих примечаний: на экран выводятся только метки, примечания появляются только при установке курсора мыши на соответствующие ячейки (режим по умолчанию); и метки, и примечания на экране отсутствуют; » на экран выведены и метки, и примечания.

Выбор одного из этих вариантов выполняется в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид переключателями группы Примечания. Кроме этого, для вывода на экран и меток, и примечаний можно включить команду Примечания (Вид).1Редактирование примечаний Для редактирования примечания следует выполнить действия, аналогичные тем, что выполнялись при создании примечания: 1) установить табличный курсор на ячейку с примечанием; 2) перейти в поле примечания, для чего: - выполнить команду Изменить примечание контекстного меню ячейки или - нажать Shift+F2, или - выполнить команду Изменить примечание (Вставка)', 3) отредактировать текст примечания и щелкнуть за пределами поля или дважды нажать Esc. В случае, когда включен режим вывода на экран всех примечаний, для перехода в поле примечания достаточно щелкнуть внутри него. Табличный курсор устанавливать на ячейку необязательно.