Данные, введенные в документ Excel, могут быть закрыты для просмотра и изменения другими пользователями (впрочем, автор может защищать документ от самого себя, от своих непродуманных действий). Сделать это можно на разных уровнях, т. е. защитить можно и документ в целом, и таблицу в книге, и отдельные ячейки.

Ограничение доступа к файлу

 Для ограничения доступа к файлу текущего документа можно

использовать опции вкладки Безопасность диалогового окна Параметры. При этом возможны несколько вариантов защиты файла. Если ввести пароль в поле Пароль для открытия и нажать кнопку ОК, то в дальнейшем при открытии этого файла будет появляться диалоговое окно с предложением ввести пароль.

Введя правильный пароль, пользователь получает полный доступ к документу. Если ввести пароль в поле Пароль для изменения, то при открытии файла будет появляться диалоговое окно, в котором можно выбрать один из двух вариантов открытия: ввести пароль и получить полный доступ к документу или, нажав кнопку Только для чтения, открыть документ для чтения. Включение переключателя рекомендовать доступ только для чтения приводит к тому, что при открытии файла будет появляться диалоговое окно, в котором можно выбрать один из двух вариантов открытия: открыть файл с полным доступом к документу (пароль не требуется), или открыть документ только для чтения. Документ, открытый только для чтения (а это видно по заголовку окна документа) может быть изменен, однако сохранить его можно только под другим именем или в другом каталоге.

При задании и вводе пароля следует обратить внимание на то, что в пароле имеет значение вид шрифта (латинский или кириллица) и регистр букв (заглавные или строчные). В пароле может быть до 15 букв (цифр символов). Пароль может содержать пробелы. Ограничить возможность доступа к файлу, созданному в Excel, можно также при сохранении документа.

Для этого после появления диалогового окна Сохранение документа необходимо нажать кнопку Сервис и в раскрывающемся подменю Сервис выполнить команду Общие параметры... В результате появится диалоговое окно Параметры сохранения, в котором можно выбрать один из описанных уровней защиты. Для отмены защиты файла необходимо открыть документ с полным доступом к нему и на вкладке Безопасность диалогового окна Параметры сбросить все опции защиты (удалить пароли, выключить переключатель) и нажать кнопку ОК. Аналогично защиту можно отменить, используя окно Параметры сохранения, вызвать которое можно командой Сохранить как... (Файл).

Окно уже открытого документа может быть скрыто. Для этого необходимо перейти в документ и выполнить команду Скрыть (Окно). Документ при этом по-прежнему будет находиться в памяти компьютера, однако его окна в окне Excel видно не будет. Для его возвращения следует выполнить команду Отобразить..

(Окно), в появившемся диалоговом окне выбрать имя документа и нажать кнопку ОК.