В отчете можно группировать сходные записи (например, включающие информацию о сотрудниках, которые работают в одном отделе) и сортировать содержимое каждой группы по какому-либо критерию:

1. Открыв отчет в режиме конструктора, щелкните по кнопке Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов Access (рис. 34.23).

2. В диалоговом окне Сортировка и группировка выберите из раскрывающегося списка поле, по данным которого будет проводиться группировка (см. рис. 34.24);

Перетащите нужное поле из списка полей.

3. Выберите способ сортировки данных в группе.

4. При необходимости можно провести дополнительную группировку. Щелкните по следующей строке столбца Поле/выражение (Field/Expression), выберите второе поле, по данным которого будет проводиться новая группировка, но уже на другом, более узком уровне (внутри первой группы).

5. Щелкните по другой строке, чтобы сохранить изменения.

6. Закройте диалоговое окно.

Чтобы изменить способ группировки записей, воспользуйтесь списками в области Свойства группы (Group Properties) в диалоговом окне Сортировка и группировка

При щелчке мышью по полю параметра рядом со списком настроек откроется их описание.