На сей раз – о том, как сохранить презентацию PowerPoint так, чтобы она не исказилась при просмотре на другом компьютере. Особенно это актуально для тех, кто использует версию Power Point 2007 – в ней используется новая коллекция шрифтов, много новых визуальных эффектов и анимаций, не поддерживающихся в предыдущих версиях. К сожалению, при неправильном сохранении все это может оказаться недоступным. И в то же время Power Point 2007 умеет охранять так, что ничто из перечисленного не потеряется! Как? Читаем ниже.

 

Итак, разберем наиболее характерные ошибки и научимся обходить подводные камни.

1.  Как мы обычно сохраняем презентацию?

Ну, известно как – меню файл-сохранить… Ой, в Microsoft Office 2007 нет меню файл. Для сохранения жмем кнопку “Офис” (круглая кнопка в левом верхнем углу) и выбираем “Сохранить”. Не стоило бы об этом и писать, если бы не одно “но”. В каком формате вы собираетесь сохранять презентацию? По умолчанию Microsoft Office Power Point 2007 сохрняет презентацию в файле с расширением .pptx. Это внутренний формат Power Point 2007.

У него есть две неприятный для нас особенности. Во-первых, если вы попробуете прочитать этот файл на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office 2007,  то у вас ничего не получится  Office 2003 не умеет читать этот формат (впрочем, его можно научить, но об этом – в другом месте). Вторая причина – менее очевидна, но она, на мой взгляд, не менее важна.

Попробуйте сохранить презентацию, а затем откройте её, щелкнув два раза по иконке файла. Что произойдет? Правильно – запустится Microsoft Office Power Point 2007 (если он установлен на вашем компьютере) и откроется… Окно редактирования Power Point. Конечно же, вы знаете, что запустить показ можно нажатием клавиши F5. Но – представьте себе ситуацию. Вы выступаете  на солидном мероприятии. Вы подготовили презентацию, призванную показать все достижения вашей работы, презентация должна “убить” всех присутствующих потрясающим дизайном и тонко выверенными анимациями, которые точно в срок раскрывают особенности вашей работы…

Но вместо этого слушатели видят… изнанку, рабочую кухню вашего проекта! На мой взгляд,  это абсолютно недопустимо. Это – яркий пример непрофессионализма. К сожалению, мало кто из наших лекторов чувствует, что их работа – сродни работе артиста. Тут нет мелочей. По одежке встречают,  и то, как вы начинаете презентацию – накладывает сильный отпечаток и на содержательную часть.

Маленькое лирическое отступление. Недавно именно такой пример непрофессионализма проявили сотрудники компании Microsoft на конференции   “День некоммерческих организаций Microsoft“, когда сотрудник этой компании на глазах изумленных слушателей для возврата к предыдущему слайду не нашел способа лучше, нежели выходить в режим редактирования, выбирать нужный слайд, и показывать его всем. При чем проделал он эту операцию раз десять во время своего доклада. На мой взгляд, он расписался в собственном непрофессионализме. “А чо там – пипл схавает”. Не схавает.

Как же нужно сохранять презентацию? Я рекомендую в этом случае сохранять ее как “Демонстрацию”:

При этом она сохраняется в специальном формате .ppsx, который при двойном щелчке по файлу автоматически запускает показ презентации.

Впрочем, и этот способ работает только тогда, когда программа Microsoft Office 2007 установлена  том компьютере, на котором будет показываться презентация.

2. Как сохранять презентацию Power Point, чтобы быть абсолютно уверенным в том, что она будет показана на любом компьютере?

Как ни странно, именно эта возможность реализована в программе Microsoft Office Power Point 2007 очень хорошо. И тем более удивительно, что очень мало кто этой возможностью пользуется.

Дело в том, что Power Point позволяет собрать вместе все ресурсы, необходимые для показа презентации (шрифты, медиа-файлы, и даже проектор, позволяющий показать презентацию даже на компьютере, на котором не установлен Microsoft Office)  и сохранить это в одной папке. Для того, чтобы сделать это надо выбрать в Главном меню команду “Опубликовать” , а затем – “Подготовить для компакт-диска”.

Пусть слово “компакт-диск” вас не смущает – вы можете подготовить подборку в любой папке на вашем компьютере.

Просто укажите расположение в следующем окошке:

В первом окне указываем “Копировать в папку…”, а во втором, которое откроется после нажатия кнопки, указываем, в какую папку копируем все файлы.

Не забудьте указать, что нужно включить все связанные файлы в пакет (просто ответьте “Да”, когда об этом спросят) – это даст вам полностью автономный наборчик, в котором, чтобы показать презентацию, нужно просто запустить файл play.bat.

При этом вы можете абсолютно не задумываться – установлен ли на компьютере Microsoft Office Power Point или е установлен, установлены ли те или иные “хитрые шрифты или не установлены – “Все свое ношу с собой!”

Кстати, если внимательно посмотрите содержимое папки, то увидите и исходный файл с вашей презентацией – при чем в формате презентации Office 2003! Так что можете еще и модифицировать этот файл при чем в старых версиях офиса.