В этой главе кратко описаны те операции, которые начинающими пользователями требуются сравнительно редко, но знать о существовании которых весьма полезно. Следует признать, что этим перечнем возможности Excel не исчерпываются, однако все, что здесь не описано, после прочтения книги может быть легко освоено самостоятельно. Автозамена Используя команду Параметры автозамены... (Сервис), можно настроить автоматическое исправление типичных, часто встречающихся

опечаток (автозамену). Действие автозамены состоит в следующем.

Если во время ввода данных набрано слово, содержащее опечатку, но зарегистрированное в перечне опечаток, то это слово после его завершения будет автоматически заменено на соответствующее правильное слово. При регистрации опечатки вводится слово с опечаткой и правильная версия слова (элемент автозамены). Проверка данных при вводе По умолчанию в ячейки можно вводить любые числовые значения, любой текст. Используя команду Проверка...

(Данные), можно установить ограничения на содержимое предварительно выделенных ячеек. Например, для числовых значений можно установить диапазон допустимых значений, минимальное или максимальное значение, включая или исключая границы. Аналогичные ограничения можно наложить на длину вводимого в ячейки текста. Можно также установить, что значение в ячейке будет выбираться только из списка (подобного закрытому списку диалогового окна), значения которого находятся в указанных пользователем ячейках.

Одновременно можно определить тип реакции на данные, не отвечающие установленным ограничениям: полный запрет ввода, предупреждение, только сообщение. Здесь же можно задать текст всплывающего сообщения, которое будет появляться при установке табличного курсора на ячейку. Надстройки Используя команду Надстройки... (Сервис), можно подключать различные дополнительные программы, расширяющие возможности Excel.

Представления (виды) Используя команду Представления... (Вид), можно сохранить несколько представлений одной таблицы. В представлении запоминаются такие параметры, как ширина столбцов, параметры вывода на экран, размеры и расположение окна на экране, разбиение окон, текущий лист и ячейки, выделенные во время создания представления. Можно также, по желанию, сохранять скрытые строки, скрытые столбцы, параметры фильтров и параметры печати.

Представления можно использовать, например, для быстрого изменения внешнего вида таблицы, для печати таблицы в разных видах. Сценарии Используя команду Сценарии... (Сервис), можно создавать сценарии таблицы. Сценарий — это набор входных данных, сохраняемых в составе таблицы и имеющий заданное пользователем имя.

Используя эту же команду, можно редактировать сценарии, а также просматривать результаты замены текущих данных таблицы на сценарии. Просмотр может выполняться, как в самой таблице, так и в создаваемых листах Структура сценария или Сводная таблица по сценарию (о сводной таблице и структуре см. ниже). Структура Используя команды подменю Группа и Структура (Данные), можно выполнять структурирование данных листа таблицы, т. е. создание иерархии данных (подобно той, которую читатель обычно видит в оглавлении технической книги: разделы, главы, параграфы и т. д.). Наличие структуры позволяет выводить на экран данные таблицы с большими или меньшими подробностями путем скрытия и показа уровней структуры. Структура может создаваться автоматически или вручную.

Итоги Используя команду Итоги... (Данные), можно в таблицы, имеющие структуру, подобную структуре базы данных (гл. 19), вставлять итоги. Итог представляет собой строку, содержащую одну или несколько сумм (или других функций) по данным столбцов. Например, в базе данных, содержащей поля Годи Продажи, можно вставить итоги, содержащие сумму продаж по каждому году.

Перед вставкой итогов база данных должна быть соответствующим образом отсортирована (в примере — по ключу Год). При вставке итогов одновременно создается структура. Консолидация Используя команду Консолидация... (Данные), можно в одно место свести данные из нескольких диапазонов ячеек.

Диапазоны-источники могут находиться в той же таблице, в другой таблице, в другой книге. При консолидации можно задать различные функции для объединения данных (сложение, вычитание, среднее и др. ). Консолидированные данные можно связать с диапазонами-источниками. Сводная таблица Используя команду Сводная таблица... (Данные), можно на основе данных таблицы, имеющей структуру, подобную структуре базы данных (гл. 19), создавать сводную таблицу.

Сводная таблица — это специальная таблица, имеющая элементы управления (кнопки, списки), позволяющие представить данные из исходной таблицы в удобном для анализа виде. Если, например, несистематизированная база данных имеет поля Продавец, Дата продажи, Вид товара и Оборот, то на ее основе можно создать сводную таблицу, позволяющую получить по каждому продавцу в отдельности наглядную информацию о том, какой у него был оборот с разбивкой по датам и по видам товара. Макросы Используя команды подменю Макрос (Сервис), пользователь для выполнения часто используемых операций может создавать, редактировать и применять макросы (макрокоманды). Макрос представляет собой минипрограмму, выполняющую некоторую последовательность действий, например: выбор инструментов, выполнение команд, установка опций и т. д. Для выполнения созданных макросов можно задавать клавиатурные комбинации, добавлять команды в меню приложения, создавать кнопки инструментов.

Импорт данных из текстовых файлов В Excel может быть загружен текстовый файл (например, формата ASCII), данные из которого необходимо разместить в таблице. Эта операция выполняется программой Мастер текстов. Она запускается при открытии текстового файла, а также после выполнения команды Импорт внешних данных-Импортировать данные... (Данные).

Мастер текстов позволяет установить разбивку данных по ячейкам таблицы и задать их тип (текст, число). В том случае, в одном столбце оказались «склеившиеся» данные, можно, выполнив команду Текст по столбцам... (Данные), запустить Мастер текстов (разбор) и разбить их по столбцам. Доступ к внешним базам данных Используя приложение Microsoft Query, можно получить доступ к файлам и таблицам баз данных, созданным другими приложениями (MS Access, MS FoxPro и др. ). Microsoft Query может запускаться командой Импорт внешних данных-Создать запрос...

(Данные). По умолчанию MS Query вместе с Excel не устанавливается, поэтому появляется запрос об установке этого приложения. Таблица данных Используя команду Таблица подстановки. ~. (Данные), можно выполнять два вида анализа данных: как будут изменяться результаты вычислений по нескольким формулам, если один параметр, входящий в эти формулы, будет принимать заданные пользователем значения; как будет изменяться результат вычислений по одной формуле, ерли два параметра, входящие в эти формулы, будут принимать заданные пользователем значения.

Таблицы, содержащие результаты анализа, называются таблицами данных. Подбор параметра Используя команду Подбор параметра... (Сервис), можно решить следующую задачу: задать желаемый результат вычисления по формуле и найти такое значение одного из параметров этой формулы, которое обеспечивало бы получение желаемого результата. .Поиск решения Используя команду Поиск решения...

(Сервис), можно решить следующую задачу: задать желаемый результат вычисления по формуле (это может быть конкретное значение, а также максимально или минимально возможное) и найти такой набор значений параметров этой формулы, который обеспечивал бы получение желаемого результата. При этом можно задавать ограничения на диапазон изменения входных значений. Найденное решение может быть сохранено, как сценарий. Если команды Поиск решения...

в пункте меню Сервис не оказалось, то необходимо подключить надстройку Поиск решения. Статистический анализ данных Используя команду Анализ данных... (Сервис), можно решать различные задачи математической статистики и генерировать последовательности случайных чисел. Если команды Анализ данных...

в пункте меню Сервис не оказалось, то необходимо подключить надстройку Пакет анализа.