Совместные доступ т редактирование документация

Рейтинг пользователей: / 0
ХудшийЛучший 

Довольно часто пользователи передают созданные ими документы другим пользователям. Это может происходить либо путем простой передачи файла (отправка по электронной почте, запись на дискету), либо размещением его в каталоге открытого доступа в локальной компьютерной сети. При этом возможны различные цели передачи документа, например: с полным доступом — для использования по усмотрению получателя, без каких-либо ограничений на внесение изменений; » с частичной защитой документа от изменений (его структуры и/или данных) — для использования по усмотрению получателя; » для изучения, рецензирования и внесения некоторых изменений или комментариев. Excel для такой работы предоставляет целый ряд средств, таких как: добавление примечаний рецензентами и просмотр этих примечаний, сохранение и обработка сделанных рецензентами исправлений, защита документа. 17.1. Примечания 1Создание примечаний К данным, записанным в ячейку, можно добавлять текстовые примечания (комментарии, замечания), которые по умолчанию при обычном просмотре на экран не выводятся.

Примечания удобно использовать в тех ситуациях, когда рецензенту не требуется (или он не хочет) вносить изменения в таблицу, а необходимо лишь прокомментировать данные в некоторых ячейках. Кроме этого, сам автор документа может оформлять примечания для того, чтобы обратить внимание других пользователей на ту или иную информацию. Для добавления примечания к ячейке необходимо: 1) установить табличный курсор на ячейку, к которой добавляется примечание; 2) вызвать поле примечания, для чего: - выполнить команду Добавить примечание контекстного меню ячейки или / - нажать Shift+F2, или - выполнить команду Примечание (Вставка); 3) в появившемся поле набрать текст примечания и щелкнуть за пределами поля или дважды нажать Esc. В начало текста примечания автоматически добавляется имя пользователя, которое установлено в диалоговом окне Параметры на вкладке Общие в поле Имя пользователя.

Благодаря этому становится возможным определить автора примечания. При вводе текста размер и положение поля примечания можно изменять мышью так же, как и у графических объектов. 1Режимы отображения примечаний Ячейка, имеющая примечание, по умолчанию отмечается меткой примечания, т. е. красной точкой в правом верхнем углу (ячейка А5 на рис. 17.1). Однако, в общем случае возможны три варианта вывода на экран меток и самих примечаний: на экран выводятся только метки, примечания появляются только при установке курсора мыши на соответствующие ячейки (режим по умолчанию); и метки, и примечания на экране отсутствуют; » на экран выведены и метки, и примечания.

Выбор одного из этих вариантов выполняется в диалоговом окне Параметры на вкладке Вид переключателями группы Примечания. Кроме этого, для вывода на экран и меток, и примечаний можно включить команду Примечания (Вид).1Редактирование примечаний Для редактирования примечания следует выполнить действия, аналогичные тем, что выполнялись при создании примечания: 1) установить табличный курсор на ячейку с примечанием; 2) перейти в поле примечания, для чего: - выполнить команду Изменить примечание контекстного меню ячейки или - нажать Shift+F2, или - выполнить команду Изменить примечание (Вставка)', 3) отредактировать текст примечания и щелкнуть за пределами поля или дважды нажать Esc. В случае, когда включен режим вывода на экран всех примечаний, для перехода в поле примечания достаточно щелкнуть внутри него. Табличный курсор устанавливать на ячейку необязательно.


При редактировании примечания, как, впрочем, и при его создании, можно выполнить форматирование шрифта внутри поля примечания. Для этого можно использовать инструменты панели Форматирование и клавиатурные комбинации. Кроме этого, можно изменить формат поля примечания в целом. Это поле имеет те же свойства, что и другие графические объекты, описанные в гл. 16. И форматировать его (изменять фон, обрамление и т. д.) можно такими же способами.

Так, например, для форматирования можно использовать диалоговое окно Формат примечания. Опции этого окна повторяют опции окна Формат автофигуры, для его вызова можно выполнить команду Формат примечания... контекстного меню поля (меню открывается щелчком правой клавиши по рамке поля). Перед изменением формата поля примечания необходимо включить режим вывода на экран всех примечаний.

Для удаления примечания следует: 1) установить табличный курсор на ячейку с примечанием; 2) выполнить команду Удалить примечание контекстного меню ячейки. Для удаления всех примечаний сразу можно выделить ячейки, содержащие примечания, и выполнить команду Очистить-Примечания (Правка). Для выделения всех ячеек с примечаниями можно нажать комбинацию Ctrl+Shift+O или использовать окно диалоговое Выделение групп ячеек.