Вы можете настроить программу Outlook таким образом, чтобы при запуске открывалась страница Outlook сегодня (Outlook Today), об основном назначении которой было сказано выше. Альтернативный вариант настройки предполагает открытие папки Входящие (Inbox) при запуске приложения и получение почты через определенные интервалы времени. Рекомендуется структурировать папку Входящие, организовав в ней подкаталоги и воспользовавшись Мастером правил (Rules Wizard). В таком случае письма с заданными характеристиками (например, поступившие от определенных адресатов) сразу будут направляться в нужные панки. В качестве редактора сообщений вы можете указать встроенный редактор приложения Outlook или программу Word. Определите, какой формат будет применяться при работе с почтой: HTML, Обычный текст (Plain Text) или Формат RTF (Rich Text). Если выбран формат HTML, разрешается менять цвет и рисунок фона писем. Наверняка вам пригодится функция создания электронных подписей, которые можно автоматически вставлять в послание.

В Outlook предусмотрены удобные средства создания и оформления списка контактов с адресатами, с которыми вы регулярно поддерживаете связь. Такой список целесообразно использовать для составления стандартных писем, оформления адресной книги, распределения задач между разными пользователями и рассылки приглашений на собрания. При желании заносите в журнал все действия, имеющие отношение к определенному лицу, фиксируя, к примеру, результаты телефонных разговоров и встреч. Для удобства работы имена адресатов стоит маркировать.

Используйте список задач, которые вам и прочим пользователям предстоит выполнить в назначенный час. Outlook позволяет переадресовывать задания, изменять их приоритет и статус в зависимости от степени важности, текущей даты и т. д.

Если вы запланировали какую-либо встречу, Outlook предлагает вам заглянуть в календарь. Составьте текст напоминания о предстоящей встрече и укажите частоту повтора подобных уведомлений. Благодаря составлению четкого графика вы избежите досадных накладок при организации деловых переговоров.

Заметки и записи в журнале помогают отслеживать важные события. В соответствующих папках имеется встроенный архиватор (таким образом, информация хранится в сжатом виде). Используя средства Outlook, вы можете фиксировать время работы с другими приложениями Office 2003.