Шаблоны в Excel являются средством для ускорения и облегчения создания документов. Шаблон, по сути, представляет собой обыкновенную книгу, сохраненную специальным образом и в специальном месте. Как шаблоны обычно сохраняют заготовки различных документов, например, бухгалтерские таблицы-отчеты с диаграммами. Шаблон удобно использовать как основу для создания новых однотипных книг, а также для вставки новых листов в книги.

В шаблоне могут сохраняться:

» форматы и стили ячеек;

» параметры страницы и параметры области печати для каждого листа;

» число и тип листов в книге;

» скрытые и защищенные области книги; повторяемый текст (например, названия листов, заголовки строк и столбцов, некоторые данные);

» формулы;

» диаграммы и рисунки;

» панели инструментов;

» некоторые параметры индивидуальных настроек книги, установленные на вкладках окна Параметры.

Создание шаблонов

Шаблон создается так же, как и обычная книга. При этом следует учитывать, что он должен содержать только то, что будет необходимо во всех или в большинстве создаваемых в дальнейшем на его основе документов: заголовок таблицы, заголовки строк и столбцов, обрамление, формулы и т. д. Далее, после того как книга (будущий шаблон) создана, ее необходимо сохранить как шаблон.

Для этого необходимо:

1) вызвать окно Сохранение документа;

2) в появившемся диалоговом окне выбрать диск, на котором будет сохраняться шаблон;

3) перейти в каталог, в котором будет сохраняться шаблон;

4) в закрытом списке Тип файла выбрать значение Шаблон (*.xlt);

5) в поле ввода Имя файла задать имя сохраняемого шаблона (расширение файла можно не набирать, автоматически будет присвоено расширение xlt,

6) нажать клавишу Enter или щелкнуть по кнопке Сохранить.

Открытие для редактирования, редактирование и последующее сохранение шаблона выполняется по правилам, принятым для обычных книг. Чтобы шаблоны можно было использовать в качестве основы для создания новой книги, сохранять их необходимо в специальном каталоге шаблонов пользователя или в подкаталогах этого каталога. Каталог шаблонов пользователя имеет имя Шаблоны. Он размещается в каталоге настроек пользователя.

Если, например, в Windows 2000/XP зарегистрирован пользователь Valery, то это будет каталог C:\Documents and Settings\Valery\Application Data \Мiсгоsоft\Шаблоны. Именно каталог шаблонов пользователя и предлагается в качестве места сохранения шаблона после выбора значения Шаблон (*.xlt) в списке Тип файла окна Сохранение документа.