Данная функция позволяет автоматически вводить текст, который вам приходится набирать довольно часто, например, стандартное, поздравление, подпись в письме. 11ри этом допускается вставка текста любого объема - от одного слова до нескольких абзацев. Функция Авто текст (AutoText) идеально подходит для создания типовых документов, например, договоров со сходным перечнем пунктов.

Чтобы воспользоваться функцией Авто текст, напечатайте фрагмент, который вы часто используете в однотипных документах, а затем сохраните в качестве нового элемента авто текста под определенным названием (например, Заключение). Теперь для вставки элемента авто текста в файл достаточно будет ввести имя Заключение и нажать клавишу F3.

Сохранение элемента авто текста производится следующим образом:

1. Наберите часто используемый текст и выделите его (рис. 9.5).

2. Выполните команды меню Вставка Авто текст. Создать (Insert Auto-Text New) - рис. 9.6.

3. В диалоговом окне Создание элемента автотекста (Create AutoText) введите имя элемента автотекста (рис. 9.7).

4. Щелкните по кнопке ОК - новый элемент будет добавлен в список.

Если планируется вставка элемента авто текста с использованием средства авто завершения (клавиша Enter), его имя должно быть не короче четырех знаков, так как вставка элемента в Microsoft Word происходит после ввода первых четырех знаков;

Желательно, чтобы сам элемент авто текста содержал по крайней мере на два символа больше, чем его название.

Если в определенном месте потребовалось вставить элемент авто текста, примите к сведению следующее:

1. Когда вы вводите текст, Word производит проверку на наличие элементов авто текста. В процессе набора имени какого-либо из них около курсора появляется «всплывающая подсказка» желтое поле, в котором отражается начало содержимого данного элемента (рис. 9.8).

2. Как только рядом с курсором появилось желтое поле, нажмите клавишу Enter, - в документ будет вставлен нужный текстовый фрагмент.

Можно использовать в качестве элемента авто текста рисунок, чтобы автоматически вставлять в файл, например, логотип фирмы. Введите название элемента авто текста, содержащего рисунок, а затем нажмите клавишу F3 либо выполните команды меню Вставка О Авто текст О Обычный (Insert AutoText е Normal) и в открывшемся подменю выберите название картинки (рис. 9.9-9.10).

При помощи функции Авто текст удобно осуществлять автоматический ввод сложных терминов.

Чтобы сохранить в качестве элемента авто текста отформатированный абзац, следует выделить его вместе со знаком Ц на конце. Включите режим непечатаемых символов и убедитесь, что указанный знак вошел 8 область выделения.