Импорт и экспорт сведений - это, по сути две стороны одной медали. Импорт позволяет копировать файл, созданный той же самой или какой-либо другой программой, в открытый вами файл. Информация копируемого файла становится частью вашего открытого файла, как если бы вы создавали ее в текущем формате. Однако некоторые элементы форматирования и информации для программы (формулы, например) могут быть утеряны. Экспорт позволяет преобразовать копию открытого вами файла в файл другого типа для другой программы. Другими словами, импорт означает, что вы добавляете информацию в документ, тогда как экспорт - что вы перемещаете информацию из открытого вами документа в файл другой программы.

Функция внедрения позволяет вставить копию файла, созданного в одной программе, в файл, созданный в другой программе. В отличие от импортируемых файлов, вы можете редактировать информацию внедренных файлов при помощи тех же команд и инструментов, которые вы использовали для создания первичного файла. Первичный файл называется исходным файлом, тогда как файл с его внедренной копией называется конечным файлом. Любые изменения, которые вы вносите во внедренный объект, отображаются только в конечном файле, тогда как исходный файл остается неизменным.

К примеру, если вы поместите диаграмму Excel в презентацию PowerPoint, Excel будет исходной программой, а PowerPoint - конечной. Диаграмма есть исходный файл, а рабочая книга - конечный.

При связывании сведения одного (исходного) файла отображаются в файле другой программы (конечном файле). Вы можете просматривать и редактировать связанные объекты из окна исходного ипи конечного файла. Изменения сохраняются в исходном файле, но отображаются и в конечном файле. В процессе работы Office обновляет связанном объекты, так что вы можете быть уверены в том, что ваши данные не устареют. Office также сохраняет всю информацию о месте хранения исходного файла. Однако если вы переместили или переименовали исходный файл, связь между файлами будет нарушена.

Если связь между файлами была нарушена, сведения в конечном файле становятся внедренными, а не связанными. Иными словами, изменения одной копии файла больше не будут затрагивать другую копию.

Самый новый способ обмена информацией между программами - это гиперссылки, термин, происходящий из области Web-технологий. Гиперссылка - это объект (текст, выделенный каким-либо цветом или подчеркнутый, либо изображение), нажав на который, можно переместиться в другое место того же или другого документа.